종이 없는(paperless) 전자회의 시스템 구축

이력관리 통해 과거 회의자료 손쉽게 조회 및 활용

은평구)는 수작업에 의존한 기존 회의방식을 탈피하여, 디지털 기술을 활용한 종이 없는(paperless) 전자회의로 전환하고 실시간 회의 자료 확인 및 회의 진행으로 스마트한 업무환경을 제공하고자 ‘은평형 회의관리시스템’을 구축하고 오는 7월 1일부터 운영한다고 밝혔다.

‘은평형 회의관리시스템’은 회의 준비부터 종료까지 회의에 관한 전반적인 사항을 데이터베이스로 저장하여, 과거 회의자료를 온라인으로 언제라도 손쉽게 조회 및 활용할 수 있다.

또한, 턱없이 부족한 회의장소에 구애받지 않고 언제 어디서나 회의 개설이 가능하여 회의의 형식과 절차를 과감히 탈피하여 획기적인 회의문화 개선이 기대된다.

회의 예약 및 시작을 문자메시지로 알려주는 알림서비스, 메신저 형태의 대화형 실시간 회의, 의결이 필요한 사안에 대해서는 전자투표 기능을 제공하여 즉시 의견수렴이 가능하고, 이 모든 기능은 회의 장소로의 이동 없이 회의 참가자들 본인 자리의 PC와 모니터를 이용하면 된다.

‘은평형 회의관리시스템’을 통해 회의 내용을 사전에 공지하여 참석자에게 회의 주제를 명확히 인식시키고 이에 대해 준비하도록 하며 회의 후에는 참석자 모두가 회의록을 공유하여 이에 대한 피드백을 수렴 및 반영함으로써 회의의 효율을 극대화하여 생산적이고 즐거운 회의가 되도록 한다.

김미경 은평구청장은 “은평형 회의관리시스템 구축을 통하여 비용과 시간을 절감하고, 효율적인 정보 공유와 협업 업무환경 제공으로 ‘일 잘하는 유능한 은평’의 기반을 마련했다”며 “스마트한 회의를 통해 은평구민에게 더 나은 행정서비스를 제공할 수 있을 것으로 기대된다”라고 밝혔다.